Der Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt heute auf Dienstleistungen zur Entgelttransparenz und auf den damit verbundenen datenschutzrechtlichen Anforderungen. Unternehmen unterstützen wir insbesondere dabei, Entgelttransparenz organisatorisch vorzubereiten, unter Berücksichtigung der geltenden rechtlichen Anforderungen umzusetzen, nachvollziehbar zu dokumentieren und dauerhaft in die betrieblichen Abläufe zu integrieren. Die Verarbeitung von Beschäftigten-, Tätigkeits- und Entgeltdaten ist dabei untrennbar mit datenschutzrechtlichen Fragestellungen verbunden. Datenschutz bildet deshalb weiterhin einen wesentlichen Bestandteil unserer Arbeit – heute jedoch mit einem besonderen fachlichen Schwerpunkt auf der Entgelttransparenz.

1. Unsere bisherigen Datenschutz-Dienstleistungen

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Unsere Bestandskunden unterstützen wir auch weiterhin bei allgemeinen datenschutzrechtlichen Aufgaben und Fragestellungen. Die gewachsene Zusammenarbeit und die Kenntnis der jeweiligen betrieblichen Strukturen ermöglichen es uns, diese Unternehmen weiterhin verlässlich und praxisnah zu begleiten. Auch für neue Kunden können wir ausgewählte Datenschutz-Dienstleistungen im Einzelfall übernehmen. Ob und in welchem Umfang eine Beauftragung möglich ist, hängt insbesondere von der konkreten Aufgabenstellung, dem erforderlichen Betreuungsumfang und unseren verfügbaren Kapazitäten ab. Auf den folgenden Seiten erhalten Sie Informationen zu ausgewählten Datenschutz-Dienstleistungen und besonderen datenschutzrechtlichen Themen.

1.1 Hinweisgeberschutz und Datenschutz

Bei der Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle werden regelmäßig personenbezogene Daten von Hinweisgebern, beschuldigten Personen, Zeugen und weiteren Beteiligten verarbeitet. Datenschutz muss deshalb von Beginn an in die Organisation der Meldestelle einbezogen werden.

➜ Hinweisgeberschutz: Haben Sie bei der Einrichtung der internen Meldestelle an den Datenschutz gedacht?

1.2 Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist ein zentraler Bestandteil der datenschutzrechtlichen Organisation. Es schafft einen strukturierten Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten und bildet die Grundlage für zahlreiche weitere Prüfungen, Bewertungen und Nachweise.

➜ Weitere Informationen zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

1.3 Datenschutz in Physiotherapiepraxen

Physiotherapiepraxen verarbeiten in erheblichem Umfang Gesundheitsdaten und andere besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten. Eine praxisgerechte Datenschutzorganisation muss deshalb sowohl die gesetzlichen Anforderungen als auch die tatsächlichen Abläufe in der Praxis berücksichtigen.

➜ Physiopraxen: Patientendatenschutz im Fokus

1.4 Hilfe für das Datenschutzteam

Datenschutzteams müssen zahlreiche rechtliche, organisatorische und technische Aufgaben koordinieren. Wir unterstützen bei einzelnen Fragestellungen, bei der Strukturierung von Aufgaben sowie bei der Entwicklung und Dokumentation geeigneter Datenschutzprozesse.

➜ Weitere Informationen zu unserer Hilfe für das Datenschutzteam

1.5 Hilfe für den Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte werden häufig mit komplexen oder zeitaufwendigen Fragestellungen konfrontiert. Wir unterstützen bei ausgewählten Aufgaben, fachlichen Bewertungen, Prüfungen und der Entwicklung geeigneter Vorgehensweisen.

➜ Weitere Informationen zu unserer Hilfe für den Datenschutzbeauftragten

1.6 Hilfe für Verantwortliche

Verantwortliche müssen sicherstellen und nachweisen können, dass personenbezogene Daten rechtmäßig, transparent und angemessen geschützt verarbeitet werden. Wir unterstützen bei der Einordnung konkreter Anforderungen und bei der Entwicklung geeigneter organisatorischer Maßnahmen.

➜ Weitere Informationen zu unserer Hilfe für Verantwortliche

2. Datenschutz und Entgelttransparenz zusammendenken

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Entgelttransparenz erfordert die systematische Verarbeitung zahlreicher Beschäftigten-, Tätigkeits- und Vergütungsdaten, die aus unterschiedlichen betrieblichen Quellen zusammengeführt, geprüft, ausgewertet und nachvollziehbar dokumentiert werden müssen. Dabei kommt es nicht nur auf die Vollständigkeit und Qualität der Daten an, sondern auch darauf, dass ihre Verarbeitung auf klaren Zuständigkeiten, festgelegten Verfahren und geeigneten Schutzmaßnahmen beruht. Dabei müssen insbesondere folgende datenschutzrechtliche Anforderungen berücksichtigt werden:

• Berechtigungs- und Zugriffskonzepte,
• klare Zweckbindungen für die Verarbeitung,
• die Beschränkung auf erforderliche Daten,
• die Vertraulichkeit der Beschäftigten-, Tätigkeits- und Entgeltdaten,
• geregelte Aufbewahrungsfristen,
• nachvollziehbare Löschverfahren sowie
• die Wahrung der Rechte der betroffenen Beschäftigten.

Unsere langjährige Erfahrung im betrieblichen Datenschutz fließt deshalb unmittelbar in unsere Dienstleistungen zur Entgelttransparenz ein und ermöglicht es uns, die damit verbundenen rechtlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen von Beginn an in die betrieblichen Prozesse einzubeziehen. Unternehmen erhalten dadurch keine voneinander getrennten Einzellösungen, sondern eine fachlich aufeinander abgestimmte Verbindung von Entgelttransparenz, Organisation, Dokumentation, Nachweisführung und Datenschutz, die sich an den tatsächlichen Strukturen und Abläufen des jeweiligen Unternehmens orientiert.

3. Künftige Unterstützung mit SQIDAS^® KI

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SQIDAS^® KI soll Unternehmen künftig dabei unterstützen, künstliche Intelligenz unter Berücksichtigung der geltenden rechtlichen, datenschutzrechtlichen, organisatorischen und sicherheitsbezogenen Anforderungen kontrolliert, nachvollziehbar und verantwortungsvoll einzusetzen. Im Mittelpunkt stehen dabei nicht einzelne KI-Anwendungen, sondern die Entwicklung belastbarer Strukturen, klarer Zuständigkeiten, verbindlicher Prüf- und Freigabeverfahren sowie einer nachvollziehbaren Dokumentation, die eine dauerhaft beherrschte, risikobewusste und in die betrieblichen Abläufe integrierte Nutzung von KI im Unternehmen ermöglichen. Zu den vorgesehenen Unterstützungsbereichen gehören insbesondere:

• die Erfassung und strukturierte Bewertung der im Unternehmen eingesetzten oder geplanten KI-Systeme,
• die Klärung von Zuständigkeiten, Rollen und Freigabeverfahren,
• die Prüfung datenschutzrechtlicher und organisatorischer Anforderungen,
• die Entwicklung geeigneter Richtlinien und verbindlicher Nutzungsvorgaben,
• die Bewertung möglicher Risiken für Beschäftigte, Kunden und weitere betroffene Personen,
• die Festlegung von Berechtigungen, Kontrollmechanismen und menschlicher Aufsicht,
• die nachvollziehbare Dokumentation von Prüfungen, Entscheidungen und Freigaben sowie
• die Qualifizierung der mit Auswahl, Einführung und Nutzung von KI betrauten Beschäftigten.

4. Anfragen zu Datenschutz und SQIDAS^®, KI

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Bestandskunden können sich mit ihren datenschutzrechtlichen Anliegen weiterhin an uns wenden. Anfragen neuer Kunden prüfen wir im Einzelfall. Dabei berücksichtigen wir die konkrete Aufgabenstellung, den erforderlichen Aufwand und die Frage, ob wir die Leistung mit der notwendigen fachlichen Sorgfalt und innerhalb unserer verfügbaren Kapazitäten erbringen können. Unser vorrangiger Tätigkeitsbereich bleibt die Unterstützung von Unternehmen bei der Vorbereitung, Umsetzung und dauerhaften Gewährleistung der Entgelttransparenz sowie bei den damit verbundenen datenschutzrechtlichen Aufgaben.