Datenschutz muss nicht kompliziert sein – vor allem nicht für kleine und mittlere Unternehmen. Der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) setzt in seinem „Politikbrief Sommer 2025“ ein klares Zeichen: Datenschutz soll verständlich, praktikabel und risikoorientiert gestaltet werden. Ein zentraler Vorschlag des BvD ist dabei die Entwicklung und Bereitstellung branchenspezifischer Muster-Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), die vor allem kleine Unternehmen als Vorlage nutzen und individuell anpassen können.
Gerade für Klein- und Kleinstunternehmen, die in der Regel nicht über eigene Datenschutzexperten verfügen, ist dieser Ansatz ein echter Gewinn. Denn die Erstellung eines vollständigen und rechtskonformen VVT ist in der Praxis komplex und zeitaufwändig. Mit praxiserprobten Mustervorlagen lässt sich dieser Aufwand deutlich reduzieren – ohne Abstriche bei der Qualität oder Rechtssicherheit.
Ein Verzicht auf das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) schaltet ein Unternehmen auf Datenschutz-Blindflug – ohne strukturierte Übersicht über die eigenen Datenverarbeitungsprozesse fehlt die Grundlage für wirksame Kontrolle, Bewertung und Verbesserung datenschutzrechtlicher Maßnahmen.
Der BvD ist der Ansicht, dass sich diese Maßnahme mit entsprechendem politischen Willen unmittelbar und ohne gesetzliche Änderungen realisieren ließe. Die Maßnahme würde nicht nur die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erleichtern, sondern auch die Akzeptanz und Effizienz datenschutzrechtlicher Vorgaben in der Breite stärken.
Der Aussage des BvD, dass die Erstellung des VVT nicht zeitaufwändig sei, muss jedoch widersprochen werden. In der Praxis erweist sich die Erstellung eines vollständigen und rechtskonformen Verzeichnisses häufig als komplex und ressourcenintensiv – insbesondere für kleinere Unternehmen oder Organisationen mit heterogenen Prozessen.
Zwar geht der BvD davon aus, dass „ein guter Kaufmann über eine Prozesslandkarte verfügen sollte“, da diese eine Grundlage für betriebswirtschaftlich notwendige Prozessoptimierungen bildet. Dennoch ist zu berücksichtigen, dass die Anforderungen an ein datenschutzkonformes VVT über die reine betriebswirtschaftliche Dokumentation hinausgehen und spezifische juristische sowie technische Kenntnisse erfordern.
Wie der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) in seinem Schreiben treffend feststellt, kommt der Verzicht auf ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) einem Datenschutz-Blindflug gleich. Ohne diese strukturierte Übersicht über die unternehmenseigenen Datenverarbeitungsprozesse fehlt die Grundlage für eine wirksame Kontrolle, Bewertung und Weiterentwicklung datenschutzrechtlicher Maßnahmen.
Dies schwächt nicht nur die Rechte und Freiheiten aller Bürgerinnen und Bürger erheblich – insbesondere das Recht auf Transparenz und Auskunft gemäß Artikel 15 DS-GVO – sondern untergräbt auch das Vertrauen in die verantwortungsvolle Datenverarbeitung durch Unternehmen.
Zudem bringt ein solcher Verzicht keinerlei Vorteile im Sinne der Entbürokratisierung. Im Gegenteil: Er erhöht das Risiko von Datenschutzverstößen, erschwert die Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden und kann im Fall einer Prüfung zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen.
Wir verfügen über eine Bibliothek mit rund 800 Verarbeitungstätigkeiten, deren Nutzung wir Kunden im Rahmen unserer Dienstleistung ermöglichen können. Wir unterstützen alle für den betrieblichen Datenschutz zuständigen Personen bei der praktischen Anwendung unserer Bibliothek.
Danach wurden die dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten von einem erfahrenen Redaktionsteam (welches über eine jahrelange Praxis im Bereich der technischen Dokumentation verfügt) für die Verwendung als Mustervorlagen zur rechtskonformen Umsetzung des Datenschutzes in die konkrete betriebliche Praxis aufbereitet.
In der VVT-Bibliothek steckt die fachliche Erfahrung aus über 30 Datenschutzprojekten. Insgesamt stecken in der Bibliothek (Stand Juni 2024) bisher über 17 Personenjahre an Entwicklungsaufwand.
Die Bibliothek enthält Mustervorlagen für die verschiedensten Abteilungen und Bereiche von Unternehmen (u. a. Personalbereich, Ausbildung, Rechnungswesen, Management, Verwaltung, Buchhaltung, Beschaffung, Marketing, Vertrieb, IT, Fuhrpark, Arbeitsschutz und Brandschutz).
Sie ermöglicht eine einfache Verwaltung und Aktualisierung der Daten, unterstützt Sie bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und hilft Ihnen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.
Gemeinsam können wir sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen der DS-GVO an das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten rechtssicher und vollständig erfüllt. Unsere Kontaktdaten sind unten auf dieser Webseite sowie im Impressum aufgeführt.
Datenschutz muss nicht kompliziert sein – mit den richtigen Werkzeugen wird er zur gelebten Praxis. Lassen Sie sich beraten und nutzen Sie die Vorteile unserer VVT-Bibliothek für Ihr Unternehmen.
Datenschutz darf kein Blindflug sein
Klein- und Kleinstunternehmen können die bereitgestellten Muster-Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten (Muster-VVTs) nutzen und individuell auf ihre spezifischen Anforderungen zuschneiden. Die Bereitstellung solcher branchenspezifischen Vorlagen stellt eine praxisnahe und wirkungsvolle Initiative des Berufsverbands der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) dar. Sie kann den organisatorischen und dokumentarischen Aufwand für Unternehmen erheblich reduzieren und zugleich die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben erleichtern.Prozesslandkarte
Wie der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) in seinem Schreiben ausführt, stellt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) eine Art Prozesslandkarte dar, die jedes Unternehmen für die eigene Organisation benötigt. Diese Landkarte wird um acht datenschutzspezifische Angaben ergänzt, die gemäß Artikel 30 DS-GVO verpflichtend sind.Eine gute Lösung für kleine Unternehmen
Kleine und mittelständische Unternehmen können ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten unter Zuhilfenahme einer praxiserprobten VVT-Bibliothek erstellen.Die Vorteile liegen auf der Hand
- Der betriebliche Datenschutzbeauftragte (oder falls es diesen nicht gibt die für den Datenschutz zuständige Person (z. B. ein Datenschutzkoordinator)) kann durch die Nutzung der in unserer VVT-Bibliothek enthaltenen Verarbeitungs-Vorlagen seinen Zeitaufwand für die Dokumentation ganz erheblich reduzieren und dabei gleichzeitig die Dokumentationsqualität erheblich verbessern.
- Der betriebliche Datenschutzbeauftragte (oder falls es diesen nicht gibt die für den Datenschutz zuständige Person (z. B. ein Datenschutzkoordinator)) ist anhand der in der Bibliothek vorhandenen umfassend ausgearbeiteten Mustervorlagen auch ohne fundierte Rechtskenntnisse dazu in der Lage, die relevanten Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und weiterer für den Datenschutz relevanten Gesetze (unter anderem das BDSG, das SBGG, das HinSchG und das TDDDG) angemessen bei seiner Dokumentation zu berücksichtigen.